Süreç akışı
Kurulumdan faturaya
tüm süreç tek akışta ilerler.
Kural kurum tarafından belirlenir, sürücü ancak bu kural içinde işlem başlatabilir ve her işlem oluştuğu anda kayda geçer. Kurulumdan dönem faturasına kadar tüm adımlar aşağıda sırasıyla yer alır.
Dört adım
Süreç, filo tanımıyla başlar ve faturayla kapanır.
Kurulumun ardından günlük operasyonda filo yöneticisinden ek bir işlem beklenmez. İşlemler tanımlı kurallar üzerinden yürür, kural dışındaki bir talep ödeme aşamasına gelmez.
- 01
Filonuzu tanımlayın
Firma, araçlar ve yetkili sürücüler sisteme tanımlanır. Departman bazlı yapılandırma kurulur, sürücüler araçlarla eşleştirilir.
- 02
Limitleri belirleyin
Günlük, aylık ve işlem başına harcama limiti tanımlanır; otopark, şehir, gün ve saat bazında kullanım izni verilir. Kural dışı işlem başlatılamaz.
- 03
Araçları nakitsiz park ettirin
Sürücü uygulamadan yakındaki anlaşmalı otoparkı ve tarifesini görür. Çıkışta QR kod okutulur, ücret kurumsal hesaptan tahsil edilir; nakit, kişisel kart ve fiş devreden çıkar.
- 04
Harcamayı panelden izleyin
Her işlem tamamlandığı anda panele düşer. Dönem sonunda filonun tüm harcaması tek faturada toplanır; ekstre ve mutabakat aynı kayıtlardan üretilir.
Park işlemi
Park işlemi girişten faturaya aynı adımları izler.
Sürücü otoparka girdiği andan tutarın faturaya yansıdığı ana kadar işlem belirli kontrol noktalarından geçer. Her nokta sistemde ayrı bir kayıt oluşturur, sonraki adım bu kayıt üzerinden ilerler.
- 01
Otopark seçilir
Sürücü uygulamada bulunduğu konuma en yakın anlaşmalı otoparkları ve saatlik, günlük tarifelerini görür. Otoparkın kendi yetkisi kapsamında olup olmadığı aynı ekranda belirtilir.
- 02
Giriş kaydı açılır
Araç otoparka girdiğinde işlem, plaka ve sürücü eşleşmesiyle birlikte açık kayıt olarak başlatılır. Süre bu andan itibaren işlemeye başlar.
- 03
Limit ve yetki kontrol edilir
Otopark, şehir, gün ve saat bilgisi kurumun yetki tanımıyla karşılaştırılır. Araç ve kullanıcı limitleri uygun değilse işlem bu aşamada durur.
- 04
Onay mekanizması devreye girer
Limit aşımı veya özel bir durum söz konusuysa işlem filo yöneticisinin anlık onayına düşer. Onay verilmeden ödeme gerçekleşmez.
- 05
Çıkışta QR kod okutulur
Süre ve tarifeye göre hesaplanan tutar kurumsal hesaba yansıtılır. Sürücüden nakit veya kişisel kart talep edilmez.
- 06
İşlem kayda geçer
Kayıt; plaka, sürücü, otopark, giriş-çıkış saati, süre, tarife ve tutar bilgisini taşır. İşlem tamamlandığında ilgili taraflara bildirim gönderilir.
- 07
Ekstreye satır eklenir
İşlem, dönem ekstresine satır olarak eklenir. Dönem sonunda filodaki tüm araçların harcaması tek faturada toplanır.
- 08
Mutabakat oluşturulur
Aynı kayıtlar üzerinden kurumsal müşteri ve otopark işletmesi için aylık mutabakat otomatik oluşturulur. İki taraf da aynı işlem listesini görür.
Limit ve yetkilendirme
Limit ve yetki kontrolü işlem başlamadan çalışır.
Sürücü işlemi başlattığı anda araç limiti, kullanıcı limiti ve yetki tanımı birlikte kontrol edilir. Kontrolden geçmeyen işlem ya engellenir ya da filo yöneticisinin onayına düşer. Harcama, kural doğrulandıktan sonra gerçekleşir.
Yukarıdaki değerler örnek amaçlıdır; tüm kurallar firma tarafından serbestçe tanımlanır.
Ekstre ve fatura
Dönem içindeki park işlemleri tek ekstrede toplanır.
Park işlemi tamamlandığı anda plaka, sürücü, tarih, otopark, süre ve tutar bilgisiyle kayda geçer. Dönem boyunca oluşan kayıtlar tek ekstrede birleşir, ay sonunda tek fatura düzenlenir. Aşağıdaki tablo örnek bir görünümdür.
| Tarih | Plaka | Sürücü | Otopark | Süre | Tutar |
|---|---|---|---|---|---|
| 04.03 · 09:14 | 34 TRA 00 | M. Yılmaz | Kozyatağı Kapalı Otopark | 3 sa 33 dk | ₺180,00 |
Harcamayı kırılımlara göre inceleyin
Harcamalar araç, kullanıcı, departman, otopark ve dönem kırılımında incelenir. Hangi departmanın hangi bölgede ne kadar park gideri ürettiği kayıtlar üzerinden görünür.
Dönemi tek faturayla kapatın
Onlarca otoparktan gelen belge yerine dönem sonunda tek fatura düzenlenir. Faturanın arkasındaki ekstrede her satır kendi park işlemine kadar izlenir.
Mutabakatı otomatik alın
Mutabakat, kurumsal müşteri ve otopark işletmesi için aynı dönemde otomatik oluşturulur. İki taraf da aynı işlem kaydını görür; itiraz süreci bu kayıt üzerinden yürür.
Sistem entegrasyonu
Otopark otomasyon sistemi değiştirilmeden çalışır.
Platform, otopark işletmelerinin hâlihazırda kullandığı otomasyon sistemleriyle birlikte çalışacak şekilde kurulur. Entegrasyonun mümkün olmadığı yerlerde işlem QR kod doğrulamasıyla yürütülür.
- Otopark otomasyon sistemleriyle API üzerinden veri alışverişi
- Giriş-çıkış ve işlem verisinin çift yönlü eşleştirilmesi
- Entegrasyon yoksa QR kod ile manuel doğrulama
- Tarife değişikliklerinin otopark panelinden anlık yansıması
- Plaka tanıma ile otomatik giriş-çıkış algılama İleri aşama
- Önceden yer ayırma — rezervasyon İleri aşama
- Muhasebe süreçlerine uygun belge ve ekstre formatı
- Rol bazlı erişim ile veri paylaşımının sınırlandırılması
Süreç, filonuzun yapısına göre kurulur.
Limit ve yetki şablonları; araç sayınız, departman yapınız ve kullanım bölgeleriniz esas alınarak tanımlanır.